A habilidade de ser organizado pode parecer um “talento natural” de alguns, mas isso não é verdade. Embora algumas pessoas possam ter maior habilidade em organizar seu fluxo de trabalho e gerenciar seu tempo, essa é uma habilidade que, assim como outras habilidades sociais e comportamentais, pode ser aprendida e aperfeiçoada.
É importante entendermos que o tempo é nosso ativo mais preciso, por isso, quanto mais você for capaz de economiza-lo, mais dinheiro poderá ganhar.
Não seria incrível poder atender aquele novo cliente que apareceu? Ou ter mais tempo livre no final do dia? Bem, isso é possível. Ao otimizar seu fluxo de trabalho, você será capaz de atender mais clientes e produzir trabalhos de qualidade em menos tempo.
Separei 9 dicas para te ajudar a organizar seu fluxo de trabalho e obter os melhores resultados possíveis. Com um fluxo de trabalho organizado, você terá a certeza de que está investindo seu tempo em projetos de qualidade. Isso libera mais tempo e espaço para discutir ideias, resolver problemas mais significativos e, principalmente, criar! Vamos lá?
Por que é importante organizar um fluxo de trabalho?
A lista de benefícios de manter a organização é infinita, como você pode imaginar… Mas em resumo, a organização nos permite ter uma programação mais flexível, eliminando fatores que desperdiçam nosso tempo.
Também reduz o estresse, pois sabemos quais são as tarefas, seus prazos e responsáveis. Isso nos dá mais espaço para a criatividade e reduz o risco de burnout, já que nos sentimos no controle do trabalho.
Além disso, a organização aumenta a produtividade, já que cada tarefa tem um propósito, responsável e prazo definidos. Isso diminui o tempo gasto com tarefas irrelevantes e nos permite focar em realizar um trabalho qualificado e estratégico.
9 dicas para organizar seu fluxo de trabalho (e manter a ordem)
1. Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos
Para manter-se organizado e acompanhar o progresso dos projetos, é essencial utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos, o Trello, Notion ou o Asana são algumas opções muito utilizadas.
Essas plataformas permitem que você crie listas de tarefas, estabeleça prazos, atribua responsabilidades (caso você tenha uma equipe) e acompanhe o andamento das atividades.
Você já perdeu algum prazo importante simplesmente por não ter anotado? Quando você centraliza todas as informações em um único lugar, você reduz a chance de perder prazos ou esquecer tarefas importantes.
2. Organize seu ambiente de trabalho (físico e virtual)
A desordem em sua mesa e em seu computador pode ser uma grande distração e prejudicar sua concentração.
Dedique algum tempo para organizar física e digitalmente seu espaço de trabalho. Remova itens desnecessários, crie pastas e sistemas de arquivos claros e hierárquicos para seus projetos e otimize a disposição dos elementos em sua mesa para criar um ambiente propício à criatividade e produtividade.
3. Adote a prática do inbox zero
Não adianta apenas manter a organização das pastas e local de trabalho, manter sua caixa de entrada organizada evita a sobrecarga de informações e garante que nenhuma tarefa ou comunicação importante seja perdida.
Em resumo, a prática do Inbox Zero envolve processar e responder a todos os emails recebidos, arquivando-os ou, se for o caso, excluindo-os após a leitura, para manter a caixa de entrada vazia ou com o mínimo de itens possíveis.
4. Gerencie efetivamente seu tempo
Aprender a administrar o tempo é uma tarefa fundamental para um bom designer.
Utilize técnicas como a técnica Pomodoro, dividindo seu trabalho em blocos de tempo focados seguidos por pequenas pausas. Priorize as tarefas com base em sua importância e urgência e estabeleça prazos realistas para cada etapa do projeto.
5. Priorize os trabalhos mais importantes
Nem todos os projetos têm a mesma prioridade, certo? Então, aprenda a identificar os trabalhos mais importantes e concentre seus esforços neles.
Defina metas claras para cada projeto e estabeleça um cronograma realista para completar cada etapa. Isso o ajudará a manter o foco e a evitar o estresse e sentimento de sobrecarga.
6. Crie uma biblioteca de ativos digitais
Isso pode incluir imagens, fontes, ícones, documentos, templates e até mesmo respostas de e-mails e propostas padronizadas.
Ter esses recursos frequentemente usados facilmente acessíveis permitirá que você os utilize de forma rápida em seus projetos, otimizando ainda mais seu tempo.
7. Faça pausas regulares
Não é porque você trabalha sem parar que seus resultados serão melhores. Muito pelo contrário, lidar com projetos criativos por longos períodos pode levar à fadiga mental e física.
Por isso, experimente fazer pausas regulares durante o dia para descansar e recarregar sua energia. Essas pausas podem ser curtas caminhadas, momentos de meditação ou simplesmente afastar-se do computador por alguns minutos. Você voltará ao trabalho com uma mente mais clara e focada.
8. Mantenha uma comunicação eficiente
A comunicação é fundamental em qualquer área de nossas vidas e, na profissional, é ainda mais importante, não é mesmo?
Então, se você possui uma equipe, certifique-se de se comunicar regularmente com seus membros e também com os clientes para garantir que todos estejam alinhados e atualizados sobre o progresso do projeto.
9. Anote tudo e registre decisões
Durante as reuniões e conversas relacionadas aos projetos, faça anotações detalhadas para capturar todas as informações relevantes. Muitas vezes, atuando como freelancers, temos a ideia de que “vamos lembrar”, não precisa anotar… mas ter tudo anotado em um só lugar ajudará a evitar mal-entendidos e a garantir que todas as decisões tomadas e tarefas atribuídas sejam registradas. Manter um registro claro e organizado de todas as informações importantes economizará tempo e minimizará possíveis erros ou retrabalho.
Organizar seu fluxo de trabalho é um investimento valioso para qualquer designer. Embora seja necessário esforço e dedicação para implementar dicas de organização e simplificar a rotina, o trabalho inicial valerá a pena no futuro.
Com uma rotina mais organizada, haverá mais espaço para se dedicar a novas tarefas e clientes e, claro, para fazer o que você faz de melhor: criar!
Então, mãos à obra! Adote essas práticas organizacionais e libere todo o potencial da sua criatividade e habilidades como designer. Tenha certeza de que sua carreira e sua satisfação pessoal agradecerão.
